働き方

【オンラインオフィス特集】オンラインオフィスで働くことについて人事部長に聞いてみました。

新型コロナウイルス感染症拡大の影響により2月中旬から一部スタッフのオンラインオフィス出社を実施し、緊急事態宣言が発令後は全社員がオンラインオフィス出社となりました。

グリーグループではオンラインの勤務環境でも、実際の出社と変わらぬようなコミュニケーションの活性化を促進しています。
先日公式ブログでも紹介させていただいた、「オンラインチームビルディング」の飲食費助成の他、オンラインオフィス環境を整備するため全従業員に一律で「オンラインオフィス環境整備支援金」の給付を進めています。

今回は人事部部長である山本に、働く環境が変わる中での組織づくりにおいてインタビューを行いました。

※写真は過去に撮影されたものです。

ーー緊急事態宣言の発令に伴い全従業員をオンラインオフィスに切り替えを行いました。オンラインオフィスへの移行については早い段階から検討されていたのでしょうか。

山本 山本:新型コロナウイルス感染症が問題になる前から、どのような状況であっても業務遂行ができる状態であるようにするために、オンラインオフィスの可能性を探っておくべきではないかという議論があり、昨年末ぐらいからテスト運用に向けて準備を始めていました。ただ、今のような全面的なオンラインオフィスというものを想定していたものではありませんでした。それが、年明けに新型コロナウイルス感染症が拡大してからは、対策本部の中の議論として、全面的にオンラインオフィス勤務になった場合のシュミレーションを各本部にも行ってもらいながら、さまざまな可能性に対応するための検討を進めていました。

ーー今回オンラインチームビルディング会食費用の助成について発表しました。背景や目的などを教えてください。

山本 山本:新型コロナウイルス感染症予防のため、全面オンラインオフィス化する前はチームビルディングをはじめとする会食の自粛をみなさんにお願いしていましたが、全面オンラインオフィスになった直後から、Zoom等を利用した飲み会などが行われているのを目にして、リアルに会えない時こそ、コミュニケーションを活性化する後押しを会社がするべきなのではないかと検討を始めました。検討を始めたタイミングで役員の方からご提案を受けたり、財務や経理にご協力いただいて作ったプランに対して決裁権を持つ取締役からすぐ承認をいただいたりと、みんながその必要性を感じていたこともあって、検討を始めてからかなり短期間で運用開始に至ったな、と思います。

ーーオンラインオフィスが実際のオフィス勤務と変わるところはどんなところだと思いますか。

山本 山本:視点によっていろいろありますね。例えばコミュニケーションという意味では、テクノロジーの進歩もあって、業務においてはオンラインオフィスとリアルオフィスの会議の効率にさほど差はないように思いますが、隣同士で座っていた時のような気軽な質問と息抜き的な会話がなくなることで、スピード感やリレーション構築などが損なわれる、と感じる人もいると思います。 一方で、差し込みの相談がなくなって業務に集中できる、という見方をする人もいます。おそらく今回の新型コロナウイルス感染症のこともあり、オンラインオフィスでの働き方の不便さを解消するテクノロジーが近い将来たくさん出てくると思うので、もはやオンラインオフィスとリアルオフィスの勤務に差はない、というより、差がないようにしておかないと立ち遅れるということになるのではないでしょうか。

ーー今回、オンラインオフィス環境の構築のための支援金として、一時金の支給も決定されました。実施することとなったきっかけや背景があれば教えていただきたいです。

山本 山本:オンラインオフィスに関するサーベイを各本部で実施したところ、業務的には問題ないが、ネット環境だったりデスクや椅子の環境だったりがどうしてもリアルオフィスに劣るので、そこにストレスを感じている、という方が少なくありませんでした。そこでより業務を効率化できるような環境整備の支援が、会社の業務にとっても社員のみなさんのストレス軽減に取っても必要だと考え、実施に至りました。 このように新制度を実施し環境整備を支援していますが、既存制度を活かしている例もあります。例えば、公式クラブ活動は、オンラインでの活動も活発に行われています。これは人事が何かをしたのではなく、自然発生的に社員のみなさんが既存制度をオンラインオフィスに合わせてアップデートしてくれたもので、グリーグループ社員の皆さんが持つ適応力の誇れる典型例だな、と思います。

ーー組織づくりにおいて、オンラインオフライン共に大切なこと、またオンラインだからこそ大切だと思うことを教えてください。

山本 山本:「組織づくり」というと意味することが大きいのでなぜ個人ではなく組織で動くのか、というところに焦点を当ててお答えすると、一人でできることの限界をチームが超えていけるからだと思っています。 一人ひとりがバラバラの単なる個の集まりより、有機的に繋がった“チーム”である方が、各々が不得意なことをカバーしあってより正しくて早い意思決定ができたり、複合的な視点での課題とその解決策を見出せたりすると考えています。 そういった有機的につながったチームであるためには何が大切かというと、文脈や背景、想いを含めた情報の共有だったり互いの意見を尊重し合いながら意見を言える風土だったり、コミュニケーションや関係性によるところが重要な意味を持つと思います。それはオンラインでもオフラインでも変わらないですが、先にも述べたようにオンラインだと、どうしてもコミュニケーションが必要な会議などに限定されたりして、ちょっと隣にいるから思いついたことを5分相談するとか、雑談の中でヒントを見つけたりする機会が持ちにくかったりと、オフラインより意識して会議外コミュニケーションの機会を作っていく必要があるのではないかと考えています。まだ、それを実現する有効な手段は模索中ですが、オンライン飲み会の施策がその一つになればいいなと思っています。

ーー最後に山本さんから一言お願いします。

山本 山本:今回、新型コロナウイルス感染症の拡大という外部要因によって働き方を変えなければなりませんでしたが、グリーグループの社員の皆さんには冷静に対応していただきました。こういう臨機応変な適応力、転換力というしなやかさがグリーグループの強さの一つだな、と改めて実感しています。オンラインオフィスでの不便さやストレスももちろんあると思いますが、そのしなやかさをバネに、オンラインオフィスでの経験をさらなる成長の機会にできればと思っています。

以上

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